КАК СЕ РАЗРАБОТВА УСПЕШНА СВАТБЕНА ЛОКАЦИЯ? ОТ ПРАЗНОТО ПРОСТРАНСТВО ДО ПЪРВАТА СВАТБА

Имате красива зала, просторен двор, хотел, къща за гости, комплекс или просто интересно място и си мислите:

„Тук могат да се правят сватби.“

Вероятно сте прави.

Но между „тук може да стане хубава сватба“ и „това е успешна сватбена локация“ има огромна разлика.

Красивото пространство е само началото.

За да започнат младоженците действително да избират едно място, трябва да бъдат решени десетки въпроси – колко гости могат да бъдат настанени удобно, къде ще бъде кухнята, как ще работи обслужването, има ли достатъчно електрическа мощност, санитарни помещения и паркинг, къде ще бъде DJ-ят, може ли да има музика до късно и какво се случва, ако завали.

След това идват менюто, цените, декорацията, церемонията, снимките, рекламата, присъствието в Google и най-трудната задача:

Как да накараме първите младоженци да изберат точно тази локация?

С повече от 25 години опит в кетъринга и организацията на събития, в Князете Кетъринг сме виждали прекрасни места, които никога не успяват да разгърнат потенциала си, както и пространства, които с правилната концепция се превръщат в търсени локации за сватби и събития.

В тази статия ще разгледаме стъпка по стъпка как едно пространство може да бъде превърнато в работеща сватбена локация – от първоначалната идея до първата реализирана сватба.

Една от най-честите грешки при разработването на сватбена локация е първо да се мисли за красивите неща – маси, столове, осветление, арки, цветя и декорация.

Преди всичко това трябва да си отговорите на един по-важен въпрос:

Може ли това място действително да функционира като сватбена локация?

Сватбата не е обикновена вечеря. Има DJ или музика на живо, танци и настроение, а празникът често продължава с часове.

Затова още при избора на локацията трябва да се прецени има ли жилищни сгради и съседи в непосредствена близост и възможно ли е провеждането на събития с музика, без това постоянно да създава конфликти.

Прекрасна зала на неподходящо място може впоследствие да се окаже много по-голям проблем от по-обикновено пространство на правилната локация.

Помислете как ще пристигнат 50, 80 или 100 гости едновременно.

Има ли нормален автомобилен достъп? Има ли къде да се паркира? Може ли спокойно да достигне автомобилът на младоженците? А бусът на DJ-я, фотографът, декораторите и автомобилите, които доставят храна и оборудване?

Паркингът може да не се вижда на сватбените снимки, но гостите със сигурност ще го запомнят, ако липсва.

Зала от определена квадратура не означава автоматично определен брой гости.

Трябва да остане достатъчно пространство за масите и столовете, сервитьорите, дансинга, DJ или оркестъра, младоженската маса и нормалното движение на гостите.

Локация, която изглежда чудесно с 60 души, може да стане неудобна със 100.

Затова капацитетът трябва да бъде определен според реалното разпределение на една сватба, а не според максималния брой столове, които физически могат да бъдат внесени.

Това са неща, за които гостът почти никога не мисли – докато не възникне проблем.

Кухненското оборудване, осветлението, климатизацията, озвучаването и останалата техника могат да изискват сериозна електрическа мощност.

Също толкова важни са водоснабдяването, достатъчният брой санитарни помещения и възможността те да обслужват голям брой хора едновременно.

При сватбена локация с двор или градина това е един от най-важните въпроси.

Красивата церемония под открито небе е чудесна идея, но трябва да има реален резервен вариант при дъжд, силен вятър или рязка промяна на времето.

Не вариант, който може да бъде измислен в последния момент.

А такъв, който е планиран още при разработването на локацията.

Преди да инвестирате в това как ще изглежда мястото, инвестирайте време в това как ще работи.

Красивата сватбена локация привлича вниманието.

Добре проектираната сватбена локация кара младоженците да я резервират.

Младоженците избират локацията с очите си.

Но много често гостите я запомнят с храната.

Може да имате прекрасна градина, впечатляваща декорация и красив дансинг, но ако основното ястие пристигне студено или половината гости приключат вечерята си, докато другата половина още чака, впечатлението от събитието се променя.

Затова още при разработването на една сватбена локация трябва да бъде решен въпросът:

Как ще нахраним 50, 80 или 100 гости почти едновременно?

Това е важно.

Една сватбена локация не е задължително да функционира като ресторант всеки ден.

При правилно организиран кетъринг част от подготовката може да бъде извършена предварително в професионална кухня, а на самата локация да се извършват финалните процеси – довършване, темпериране, аранжиране и сервиране.

Но за това трябва да има правилно организирано работно пространство.

Според начина на работа и капацитета на локацията трябва да бъдат осигурени подходящи условия за:

• приемане и съхранение на продуктите;
• хладилна техника;
• топлинна обработка и регенериране;
• работни плотове;
• подготовка и аранжиране на ястията;
• измиване на посуда;
• съхранение на чисти чаши, чинии и прибори;
• отделяне на използваната посуда;
• достъп за зареждане, без доставките да преминават през гостите.

Последната точка често се подценява.

Гостът не трябва да вижда как работи събитието зад кулисите.

При малка вечеря е сравнително лесно едно ястие да бъде сервирано топло.

При сватба със 100 гости ситуацията е съвсем различна.

Сто основни ястия трябва да бъдат подготвени, аранжирани и подадени към сервитьорите за сравнително кратко време.

Затова кухнята трябва да бъде проектирана не само според това какво ще се готви, а и според това колко порции трябва да излязат едновременно.

Разстоянието между кухнята и гостите също има значение.

Ако сервитьорът трябва да преминава дълъг маршрут, стълби или външно пространство с всяка порция, това забавя обслужването и затруднява работата на целия екип.

Затова още при планирането трябва да се мисли за маршрута на храната – от кухнята до масата и обратно.

Добрата организация почти не се забелязва от гостите.

И точно това е целта.

Когато кухнята, сервитьорите и залата работят правилно, гостът вижда само крайния резултат – красиво поднесена храна, пристигнала навреме на неговата маса.

Една успешна сватбена локация не се изгражда само пред очите на гостите.

Голяма част от успеха ѝ се създава зад вратата на кухнята.

Когато се разработва нова сватбена локация, един от първите въпроси обикновено е:

„Колко гости можем да съберем?“

Но това не е правилният въпрос.

По-важно е:

„Колко гости можем да настаним удобно, без да жертваме дансинга, обслужването и атмосферата на сватбата?“

Сватбената зала не е помещение, което трябва просто да бъде запълнено с максимален брой маси и столове.

Тя трябва да работи.

И двата варианта могат да изглеждат прекрасно, но изискват различно пространство.

Кръглите маси създават класическо сватбено усещане и позволяват добра комуникация между гостите, но около тях трябва да остане достатъчно място за столовете и обслужването.

Правоъгълните маси позволяват различни конфигурации и могат да бъдат подходящи за определени пространства и стилове на сватбата.

Няма универсално правилно решение.

Формата на залата трябва да определя подредбата, а не обратното.

Масата на младоженците трябва да бъде разположена така, че те да имат добра видимост към гостите, а гостите – към тях.

Тя често се превръща и в основен визуален акцент на цялата декорация.

Затова мястото ѝ трябва да бъде определено още при планирането на залата, а не след като всички останали маси вече са наредени.

Сватбата не приключва след вечерята.

След официалната част именно дансингът се превръща в центъра на събитието.

Ако той е прекалено малък, притиснат между масите или разположен на неудобно място, това променя динамиката на целия празник.

Понякога е много по-разумно една локация да бъде представена като прекрасна зала за 80 гости, отколкото като зала за 100 гости, в която никой няма достатъчно пространство.

Музиката също има нужда от място.

Трябва предварително да бъде определено къде ще бъде разположен DJ-ят или оркестърът, откъде ще преминат кабелите, къде ще бъде техниката и как ще бъде насочено озвучаването.

Ако се предвижда сцена, тя трябва да бъде част от общата концепция на залата.

Не трябва в деня на първата сватба да открием, че DJ пултът заема половината дансинг.

Между масите трябва да има достатъчно пространство за свободно движение на персонала.

Представете си сервитьор, който носи няколко основни ястия или поднос с пълни чаши.

Ако трябва постоянно да моли гостите да прибират столовете си, подредбата не работи.

Добрата зала позволява на обслужването да бъде почти незабележимо.

Посрещане на младоженците, първа наздравица, разчупване на погачата, първи танц, хвърляне на букет и останалите моменти от сватбата също изискват пространство.

Не е достатъчно просто да има свободен квадратен метър някъде в залата.

Трябва да има място, от което гостите могат да виждат какво се случва.

Един от най-полезните тестове е залата да бъде подредена предварително така, както би изглеждала при реално събитие.

Поставете масите и столовете. Определете дансинга. Позиционирайте DJ-я. Оставете сервитьорските коридори.

И след това просто се разходете из залата.

Много проблеми, които не се виждат на чертеж, стават очевидни веднага.

Капацитетът на една сватбена локация не е максималният брой хора, които могат да влязат в нея.

Това е броят гости, които могат да вечерят, да се движат, да танцуват и да празнуват удобно.

За собственика събитието може да започва в залата.

За госта обаче сватбата започва още в момента, в който пристигне на локацията.

Къде ще паркира? Откъде се влиза? Къде ще бъде посрещнат? Къде ще остави връхната си дреха? Къде ще изчака младоженците?

Именно тези първи минути създават първото впечатление от мястото.

Добрата сватбена локация трябва да има ясно обособено място за посрещане.

То може да бъде фоайе, тераса, градина или друга подходяща зона, в която гостите спокойно да се съберат преди началото на официалната част.

Това е и идеалното място за welcome drink, леки коктейлни хапки и първите разговори между гостите.

Все повече младоженци искат гражданският или символичният ритуал да бъде част от самата локация.

Градина, тераса или красиво външно пространство могат да се превърнат в огромно предимство.

Но и тук не е достатъчно просто да поставим арка и няколко стола.

Трябва да се предвидят местата за гостите, пътеката на булката, озвучаването, електричеството, слънцето в конкретния час и резервният вариант при лошо време.

Сватбената локация днес се вижда не само от присъстващите гости.

Тя попада в стотици снимки и видеа.

Красив вход, интересна стена, градина, гледка или специално създаден фотокът могат да се превърнат в естествен фон за снимките на гостите.

А всяка публикувана снимка от събитието всъщност показва и самата локация.

Това изглежда като дребен детайл, докато не започнат да пристигат десетки гости с цветя, подаръци и пликове.

Трябва да има предварително определено и сигурно място, където те могат да бъдат оставени, без да пречат на движението и без младоженците да се тревожат за тях.

При няколкочасово събитие част от гостите неизбежно ще излизат навън.

Добре организираната зона за пушачи трябва да бъде лесно достъпна, но да не се превръща в основния вход на залата или в място, през което постоянно преминават останалите гости.

Има и още нещо важно – отворените врати към зоната за пушене могат да се превърнат в сериозен проблем за климатизацията и шума.

Това трябва да бъде обмислено предварително.

На много сватби има семейства с малки деца.

Ако пространството позволява, малък детски кът или безопасна зона за игра може да бъде сериозно предимство за родителите.

Не е необходимо да бъде огромно пространство.

Важно е да бъде безопасно и добре позиционирано, така че родителите да могат спокойно да следят децата си.

От паркинга до входа, от welcome зоната до церемонията и от церемонията до залата движението трябва да бъде естествено и разбираемо.

Когато една локация е добре организирана, гостът почти не забелязва тази организация.

Той просто пристига и всичко се случва естествено.

Сватбената локация не е само мястото, на което гостите вечерят.

Тя е цялото преживяване – от първата крачка след слизането от автомобила до последния танц на вечерта.

След като пространството е подготвено, идва един от най-трудните въпроси:

„Колко трябва да струва една сватба при нас?“

Най-лесното решение е да разгледате цените на останалите сватбени локации и да поставите подобна цена.

Но това невинаги е правилният подход.

Всяка локация има различни разходи, различен капацитет и различни предимства.

Преди да определите куверта, трябва да знаете колко реално струва провеждането на едно събитие.

Храна, персонал, електроенергия, вода, почистване, пране, консумативи, счупена посуда, поддръжка, реклама и много други малки разходи участват в крайната сметка.

Едва след това може да бъде определена цена, която е приемлива за клиента, но същевременно позволява на локацията да се развива.

Не задължително.

Една локация може да работи с отделна цена за използване на пространството, с минимален оборот, с цена на куверт или с комбинация от няколко елемента.

Има и друг възможен модел – локацията да работи само когато има предварително резервирано събитие.

Това означава, че не е необходимо всеки ден да има отворен ресторант, постоянен поток от клиенти и всички разходи, свързани с ежедневната ресторантьорска дейност.

Има събитие – организира се необходимият екип и мястото оживява.

Няма събитие – няма необходимост залата да работи само заради самото работно време.

Младоженците трябва ясно да знаят какво получават срещу определената цена.

Менюто ли е включено? Обслужването? Чашите и посудата? Колко часа продължава събитието? Има ли допълнително заплащане след определен час? Могат ли клиентите да внесат свои напитки? Има ли такса за тях?

Колкото повече неясни доплащания се появяват впоследствие, толкова по-трудно се изгражда доверие.

Добрата оферта не е тази с най-ниската начална цена. Добрата оферта е тази, която клиентът разбира.

Броят на гостите влияе върху икономиката на всяко събитие.

Някои разходи растат почти пропорционално – например храната и част от персонала.

Други остават сходни независимо дали сватбата е за 50 или 100 души.

Затова още при разработването на локацията трябва да се определи какъв е минималният брой гости или минималната стойност на събитието, при която работата има икономически смисъл.

Младоженците не купуват просто вечеря.

Те избират мястото, на което ще преживеят един от най-важните дни в живота си.

Красивата церемония, добрата организация, отношението към гостите, храната, обслужването, свободата при избора на напитки и спокойствието, че някой контролира целия процес, също имат стойност.

И точно тази стойност трябва да бъде част от позиционирането на локацията.

При правилния модел не е необходимо локацията да работи седем дни в седмицата.

За определени пространства много по-разумно може да бъде да функционират само при предварително резервирани сватби и събития.

Така персоналът, кетърингът и част от останалите ресурси се организират спрямо реалните резервации.

Този модел е особено интересен за собственици на пространства, които имат потенциал за събития, но не желаят да изграждат и управляват ежедневен ресторант.

Успешната сватбена локация не е тази, която просто има висока цена на куверта.

Успешна е тази, при която клиентът получава стойност, собственикът получава доходност, а моделът може да работи устойчиво години наред.

Може да сте създали прекрасна сватбена локация.

Но ако никой не знае за нея, календарът ще остане празен.

След като мястото е готово да приема събития, започва следващата голяма задача:

Как младоженците ще го открият?

Новото място трябва да има име, което хората могат лесно да запомнят, произнесат и потърсят в интернет.

След това идва визуалната идентичност – лого, стил, снимки и начинът, по който локацията ще бъде представяна.

Целта е постепенно името да започне да означава не просто сграда или зала, а място, на което се случват красиви сватби.

При избора на сватбена локация младоженците почти винаги първо виждат снимките.

Затова празната зала рядко е достатъчна.

Покажете как пространството може да изглежда с подредени маси, осветление, декорация, младоженска маса, дансинг и място за церемония.

Клиентът трябва да може да си представи собствената сватба там.

Колко гости побира мястото?

Има ли паркинг?

Може ли да се проведе изнесен ритуал?

Как изглежда менюто?

Могат ли да се внесат напитки?

Има ли възможност за DJ или музика на живо?

Какво се случва при дъжд?

Колкото повече от тези въпроси получат ясен отговор още на сайта, толкова по-подготвен ще бъде клиентът, когато направи запитване.

Не е достатъчно сайтът да казва само името на локацията.

В него естествено трябва да присъстват фразите, които реалните клиенти използват, когато търсят – сватбена локация, място за сватба, зала за сватба, сватба в градина, сватба около София и други подходящи определения според конкретното място.

Но тези думи трябва да бъдат част от полезна информация, а не просто да бъдат повтаряни заради търсачката.

Сайтът представя локацията.

Социалните мрежи могат да покажат как тя оживява.

Подготовката на залата, красивата маса, церемонията, първият танц, детайл от менюто или гледката вечер могат постепенно да изградят образа на мястото.

В началото всяко добре реализирано събитие е и възможност да създадете съдържание за следващите клиенти.

Новата локация все още няма десетки сватбени галерии и години натрупани отзиви.

Затова първите събития трябва да бъдат реализирани особено внимателно.

От тях ще дойдат първите реални снимки, първите препоръки, първите отзиви и първото съдържание, което показва как мястото изглежда, когато е пълно с хора.

С всяка следваща добре организирана сватба става по-лесно следващите младоженци да си кажат:

„Да. Можем да си представим нашата сватба точно тук.“

Това е може би най-важното правило при позиционирането на нова сватбена локация.

Младоженците не купуват квадратни метри.

Те търсят място, в което могат да си представят своя ден, своите гости и своите спомени.

Затова маркетингът на една сватбена локация започва не с въпроса:

„Как да покажем залата?“

а с въпроса:

„Как да покажем какво може да се случи в нея?“

След месеци подготовка идва моментът, заради който е направено всичко:

първата сватба.

За собственика това може да бъде първото реално събитие на новата локация.

За младоженците обаче няма „пробна сватба“.

Това е техният ден.

Затова тестовете трябва да бъдат направени преди гостите да пристигнат.

Не чакайте деня на първата сватба, за да разберете дали избраната конфигурация действително работи.

Подредете масите и столовете.

Определете младоженската маса, дансинга, DJ пулта, сервитьорските маршрути и мястото за ритуалите.

След това минете по пътя на госта и по пътя на сервитьора.

Много проблеми ще станат очевидни веднага.

Не е достатъчно фурните и хладилниците просто да работят.

Трябва да знаете дали организацията може да поеме реалния капацитет на събитието.

Ако локацията ще приема 100 гости, помислете как ще изглежда моментът, в който трябва да бъдат подготвени и сервирани 100 основни ястия.

Къде се аранжират?

Къде чакат сервитьорите?

Къде се връща използваната посуда?

И най-важното – може ли всичко това да се случи, без гостите да виждат хаоса зад кулисите?

Осветление, климатизация, кухня, хладилници, DJ техника, декоративно осветление и други консуматори могат да работят едновременно.

Не трябва първата проверка на електрическата система да бъде в събота вечер, когато дансингът е пълен.

Озвучаването трябва да бъде проверено не само от средата на дансинга.

Излезте пред сградата.

Отидете до границата на имота.

Проверете как се чува музиката при затворени и отворени врати.

Проблемът с шума се решава много по-лесно преди първата сватба, отколкото след първата жалба.

Всеки трябва да знае какво прави.

Кой посреща гостите?

Кой комуникира с младоженците?

Кой координира кухнята и сервитьорите?

Кой комуникира с DJ-я, фотографа, декораторите и останалите външни изпълнители?

Кой взема решение, ако възникне непредвидена ситуация?

При истинското събитие няма време всички тепърва да уточняват кой за какво отговаря.

Какво правим, ако завали?

Ако спре токът?

Ако пристигнат повече гости?

Ако техниката на DJ-я има проблем?

Ако някой от персонала не дойде?

Не можете да предвидите всяка ситуация.

Но можете да предвидите най-вероятните проблеми и начина, по който ще реагирате.

След като последният гост си тръгне, работата по разработването на локацията не е приключила.

Съберете екипа и обсъдете:

Първата сватба почти сигурно ще покаже неща, които не сте предвидили.

Втората трябва да бъде по-добра.

Десетата – още по-добра.

Именно така едно пространство постепенно се превръща в работеща и разпознаваема сватбена локация.

Ако всичко е минало добре, не оставяйте събитието просто да приключи.

С разрешение използвайте красивите снимки на локацията, поискайте отзив от младоженците и покажете как мястото изглежда по време на истинска сватба.

Защото следващите клиенти няма да виждат празното пространство, което сте имали в началото.

Те ще видят първото доказателство, че идеята работи.

Първата сватба не е моментът, в който започвате да тествате локацията.

Тя е моментът, в който трябва да покажете, че вече сте я тествали.

Може би притежавате хотел, комплекс, къща за гости, зала, имот с голям двор или друго интересно пространство и отдавна си мислите:

„Тук могат да се правят сватби.“

Но както видяхме, между красивото място и работещата сватбена локация стоят много решения.

Капацитетът, кухнята, обслужването, паркингът, музиката, подредбата, менюто, цените, рекламата и организацията трябва да заработят като една система.

Не е необходимо да изграждате тази система сами.

Князете София търси възможности за партньорство със собственици на подходящи пространства в София и около София, които могат да бъдат развити като локации за сватби и други събития.

Не търсим непременно готов ресторант.

Не търсим готов сватбен комплекс.

И най-вече – не търсим просто помещение, което да наемем.

Търсим място с потенциал и собственик, с когото можем да изградим работещ модел.

Князете може да участва с опита си в кетъринга, изграждането на меню, организацията и обслужването на събитията, представянето на локацията пред клиенти и нейното постепенно позициониране на пазара.

Локацията не е необходимо да работи ежедневно като ресторант.

Има резервирано събитие – мястото оживява.

Това може да бъде сватба, юбилей, кръщене, абитуриентско изпращане, фирмено събитие или друг частен празник.

Разкажете ни за него.

За първоначален разговор са достатъчни няколко снимки, местоположението, приблизителната площ и кратка информация за имота.

Не търсим съвършената готова локация.

Търсим мястото, което заедно можем да превърнем в такава.

Ако притежавате подходящо пространство в София или около София и виждате потенциал то да бъде развито за сватби и събития, свържете се с Князете Кетъринг.